Obaveze za privredna društva povodom novog Zakona o arhivskoj gradji

Obaveze za privredna društva povodom novog Zakona o arhivskoj gradji

Rok za dostavljanje prepisa Arhivske knjige nadležnom Arhivu je 30. April za sve privredne subjekte

Narodna skupština Republike Srbije usvojila je 2020. godine Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Zakon“), čija primena počinje 2. februara 2021. godine. Po ovom Zakonu, privredni subjekti su dužni da nadležnom Arhivu predaju normativne akte (dva Pravilnika i Listu kategorija) i prepis Arhivske knjige do 30.4.2021. za prethodnu godinu. Podzakonski akti trebalo je da budu doneti do 1.2.2020. godine – odnosno do početka primene zakona, međutim, ostavljena je mogućnost da primena novog zakona počne, a da nije gotov rad na izradi novih podzakonskih akta. Podzakonski akti nisu doneti, Istorijski arhiv Beograda je produžio rok predaje Prepisa arhivske knjige do kraja 2021. godine, međutim propisane kazne uvećane i do 200 puta u odnosu ne prethodne zakone, stavljaju privredne subjekte ponovo u situaciju da ne znaju kako da se ponašaju i šta su obaveze u kojim rokovima.

Zakonom su za nepoštovanje propisanih obaveza predviđene novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu. Iako propisuje obaveze i za preduzetnike, odnosno fizička lica koja obavljaju registrovanu delatnost, interesantno je da Zakon ne predviđa kaznene odredbe za ovu kategoriju subjekata.

Ova oblast je do sada bila regulisana Zakonom o kulturnim dobrima iz 1994. godine i Zakonom o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije iz 1998. godine, koji prestaju da važe danom početka primene novog Zakona.

Arhivska građa, prosto rečeno jeste svaki dokument ili zapis koji su nastali radom i delovanjem između ostalog i privrednih društava, preduzetnika i lica koja obavljaju registrovanu delatnost, bez obzira na to kada i gde su takvi dokumenti ili zapisi nastali i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani (npr. izdate i primljene fakture, ugovori sa klijentima, ugovori o radu i sva druga dokumentacija nastala i primljena u procesu poslovanja).

Arhivsku knjigu je obavezno voditi, ona predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama. Takođe se upisuje i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja.

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u smislu Zakona je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i koji je nosilac prava na arhivskoj građi. Ova lica su dužna da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali i u rokovima propisanim zakonom.

Između ostalih obaveza navedenih u članu 9. Zakona, subjekti na koje se primenjuje Zakon dužni su da:

• obezbede odgovarajući prostor i opremuza smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala,
• vode arhivsku knjiguna propisanom obrascu,
• odrede odgovorno stručno liceza zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom,
• evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhivirajuarhivsku građu i dokumentarni materijal,
• dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
• obaveste nadležni javni arhiv o svim promenamakoje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Takođe, stvaralac i imalac koji je pravno lice, dužan je da donese:

1) opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

3) opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Ostaje da vidimo da li će Vlada ili nadležno Ministarstvo izdati kakvo zvanično Mišljenje za postupanje u ovoj godini, a do tada ostaje konfuzna situacija u pogledu roka za obaveze po ovom Zakonu. Naravno, preporuka je da se poštuje rok dat u Zakonu, ali je na svakom privrednom subjektu da proceni situaciju za sebe